发送发票和付款提醒可能需要花费很多时间。特别是如果您还没有设置付款自动化。
这就是为什么我经常听到这样的问题：
发送发票的最佳方式是什么？
什么时候是礼貌地提醒别人向您付款的最佳时机？
如何实现自动付款提醒？
因此，在本文中，我将介绍：
什么是发票和付款提醒
为什么发送发票和付款提醒很困难（但并不一定如此）
如何创建发票以及如何向他人开具发票
如何使用短信付款提醒来提醒别人向你付款
短信发票和付款提醒模板
电子邮件发票和付款提醒模板
小型企业付款提醒和发票常见问题
最后，您将获得更快、准时收到付款所需的发票和付款提醒知识。
请继续阅读以了解更多。
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什么是发票？
发票是一份逐项列明的商业性、带有时间戳的文件，用于记录卖方和买方之间的交易。人们有时将发票称为账单或标签。但发票与销售收据不同。发票描述产品、服务、数量和商定的购买价格，并注明付款条款和条件。常见的发票付款期限是 30 天。30 天意味着客户有 30 天的时间付款并支付发票金额。
什么是付款提醒？
付款提醒是一种消息或通知，例如短信、电子邮件或实体信件。付款提醒会让人们知道他们已逾期未付发票或其他款项。付款提醒消息通常包括欠款金额、可接受的付款方式、发票号码以及随附的 PDF 副本或发票链接。付款提醒通常会作为发票和付款提醒序列的一部分自动执行。
为什么发送发票和付款提醒很难（但并不一定如此）
你工作努力，工作认真。没有理由不准时拿到工资。
然而，最近对 400 家企业的调查显示：
27%的受访者表示他们在创建和发送发票时遇到了困难。
另有 46% 的人表示他们难以按时获得工资。
49% 的人表示，他们很难跟进逾期付款。
这些数字并不令人惊讶。
这是因为许多企业和组织没有正确的发票流程和付款提醒工具组合。
那么解决办法是什么？
首先研究您当前的发票收集和付款提醒流程。
然后，通过问自己以下问题来创建该过程的图表：
您目前使用哪种类型的付款和会计软件来开具发票？
您目前如何创建或生成发票？
您将发票和付款信息存储在哪里？
您目前从创建发票到收到付款的逐步流程是怎样的？
这个过程中是否存在不必要的步骤或“摩擦”？
人们通常需要多长时间才能支付未付发票？
您发送了多少条提醒信息来收取付款？
把所有事情都画好图并规划好了吗？现在您可以开始寻找节省时间的机会和软件来帮助您发送发票和付款提醒。
这时，从摩擦的角度来思考会有所帮助。别人付钱给你越困难，你得到钱的可能性就越小。就是这么简单。
因此，您越能减少不必要的步骤或工具，并简化发票和付款流程，就越好。
绘制和绘制您的流程最终可以帮助您确定需要哪些类型的工具才能更快地获得付款。
到付
如何发送发票
好的，您已经规划好了发票和付款提醒流程。但您实际上如何向某人发送发票呢？
1. 在开展业务之前确定发票和付款时间表
正如您在达成交易之前讨论定价一样，您也应该制定账单和发票条款。
明确简明的付款条款可以节省您和您的客户很多时间。这样可以提前回答问题，保持透明。这就是良好的客户服务。
您的付款条件应该：
说明何时开具发票（工作完成之前或之后）
客户需要多长时间付款（付款时间表）
确定您希望何时以及如何获得付款（到期日和付款方式）
以下是几种常见的付款时间表：
净 30（发票日期后 30 天内应付款）
净额 15（发票日期后 15 天内应付款）
净额 10（发票日期后 10 天内应付款）
一旦确定了付款条款、条件和时间表，您就可以创建发票。
2. 如何创建发票
为您的发票添加标题并赋予一个唯一的发票号码。
在您的发票上印上您的企业标识。
包括您的公司名称和地址。
添加客户联系方式。
包括客户采购订单号或参考号（如果适用）。
描述所提供的商品或服务。
量化商品或服务的数量和价格。
计算应支付的发票总金额（包括适用税款）。
说明您的付款条件、付款方式和付款到期日。
包括您的税务识别号 (TIN) -（如果适用）。
WhatsApp是由两名前员工于2009年创建的，他们希望向所 WhatsApp 号码数据 有人提供免费的沟通。从那里开始，他们去了火车，因为他们是有史以来最快的每月活WhatsApp 号码数据跃用户的公司，最终以190亿美元的价格被Facebook收购。
PDF 发票样本如下：
示例发票
PDF 发票可创建清晰的记录并使一切透明化。您可以在网络上找到适用于 Microsoft Word、Excel、Google Docs 和 Sheets 的免费 PDF 发票模板。
许多小型企业会计软件和支付解决方案还附带可定制的发票模板。
或者您可以使用免费的发票模板生成器。如果您没有时间或图形设计能力来创建自己的发票模板，这些工具非常有用。
免费发票模板生成器：
QuickBooks 在线发票模板生成器
Xero 发票模板生成器
FreshBooks 发票模板生成器
Shopify 发票模板生成器
PayPal 发票模板生成器
Hubspot 发票模板生成器
Zoho 发票模板生成器
创建发票后，请务必将其保存为模板以供将来使用。
发票已付
3. 了解发送发票的最佳时间
发送发票的最佳时间是为客户完成工作后立即发送。工作完成后立即发送发票是企业和组织保持现金流稳定、支付业务费用和发展的最佳方式。
或者，您可以：
在工作现场或服务地点发送发票。
在提供货物或服务后 48 小时内发送发票。
每月发送商品或服务的定期发票。
许多企业在完成订单或完成工作后发送发票。这最适合小批量、大型、合同项目。如果您立即收取付款或在工作完成后发送发票，您将更快地收到付款。
拥有订阅式、定期服务或 制作音频营销内容：您需要做的 5 件事 保留合同的企业需要定期发送定期发票。在这些情况下，您需要实施自动发票和付款提醒（详情见下文）。
4. 通过短信和电子邮件发送发票
电子邮件和短信是向某人发送发票的最佳方式之一。几乎没有理由发送友好的付款提醒信。
这是因为：
每个人都拥有一部可以收发短信和电子邮件的智能手机。
几乎所有发票都是数字 PDF 或其他格式。
短信和电子邮件都支持发票和支付软件的 URL 链接。
最终，您需要平衡使用短信和电子邮件来发送发票和付款提醒。但短信有一些明显的优势和好处，值得讨论。
与电子邮件相比，短信的打开率、点击率和参与率更高。这是因为短信直接发送到用户的手机上。而电子邮件收件箱却爆满。许多电子邮件被标记为垃圾邮件。
但通过短信，您可以看到高达 98% 的打开率和 45% 的响应率。这就是发送发票和付款提醒短信可以让您更快地获得付款的方式：更好的参与度。
具体如下：
打开率 回应率 垃圾邮件率
短信发票和付款提醒 98％ 45％ 3%
通过电子邮件发送发票和付款提醒 20％ 6% 53%
5. 发送发票后进行跟进
使用短信和电子邮件发送逾期发票提醒非常重要。但发票和付款提醒流程究竟是什么样的呢？
以下是使用 MessageDesk 的文本支付和QuickBooks Online 集成设置的简单短信付款提醒序列：
发票创建：在您的会计提供商中创建新发票时自动发送文本。
发票已付：发票已付时自动发送短信（非常适合发送“感谢您的惠顾”信息）。
提醒 1：预制提醒，在发票到期前一定天数发送短信。您可以自定义提醒。
提醒 2：另一个付款提醒，在发票到期前一定天数发送短信。您可以自定义此功能。
提醒 3：另一个付款提醒，在发票到期前一定天数发送短信。您可以自定义此功能。
以下是利用文本、电子邮件甚至个人电话的其他发票和付款提醒序列。
如何通过短信付款提醒来提醒别人给你付款
短信比电子邮件 美国手机号码列表 更受关注。但如何发送短信付款提醒呢？
首先，你需要一个合适的短信提醒应用。企业或组织发短信不同于用个人手机发工作短信。
一些企业和组织允许员工通过个人手机发送付款提醒短信。但这种方式存在很大的缺点和不利之处。
一个缺点是团队无法跟踪个人手机上的短信对话。组织中的其他人都无法看到谁收到了付款确认和付款提醒短信，谁没有收到。
以下是通过短信礼貌地要求付款的方法。
1. 选择短信付款提醒服务
在选择商业短信服务来发送付款提醒甚至约会提醒时，您有多种选择。
但您需要的两个主要功能是共享团队短信收件箱和广播短信。
共享团队短信收件箱使团队可以发送和接收单向和双向文本消息。
如果有人向您发送有关发票或账单的问题，您可以自动将对话分配给合适的团队成员。您甚至可以在对话主题中添加直接提及同事的评论。